Uchádzač predloží na Referát vedy, výskumu a umenia na PF UMB v jednom exemplári vyžadované dokumenty – žiadosť, charakteristiku uchádzača, vyplnenú tabuľku Kritériá na habilitačné konanie, doplnenú v písomnej podobe s konkrétnymi výstupmi, ohlasmi, oceneniami a inými aktivitami, spracovanú podľa Smernice č. 13/2008-R o bibliografickej registrácii a kategorizácii publikačnej činnosti, umeleckej činnosti a ohlasov a v jednom exemplári habilitačnú prácu.
Materiály z hľadiska formálneho a proceduálneho prekontroluje prodekanka pre vedu, výskum a umenie a vyzve uchádzača o ich prípadné doplnenie.
Materiály z hľadiska naplnenia požiadaviek vedného odboru prekontroluje garantka – garant príslušného odboru.
Stanoviská budú predložené Komisii pre vedu, výskum a umenie na PF UMB. Na základe rozhodnutia komisie sa uchádzačovi oznámi, či spĺňa/nespĺňa požadované kritériá na začatie habilitačného konania.
Po tomto oznámení sa uchádzač vyzve, aby predložil skompletizovaný materiál na Referát vedy, výskumu a umenia PF UMB v zmysle Smernice UMB č. 4/2012 k Vyhláške MŠVVaŠ SR č. 6/2005 Z. z. o postupe získavania vedecko-pedagogických a umelecko-pedagogických titulov docent a profesor na Univerzite Mateja Bela v Banskej Bystrici a Metodického pokynu č. 3/2012 k bibliografickej registrácii publikačnej činnosti a ohlasov pre externých uchádzačov o vedecko-pedagogický titul na Univerzite Mateja Bela v Banskej Bystrici.
Žiadosť a začatie habilitačného konania uchádzača sa predloží na schválenie VR PF UMB, čím sa začína oficiálny proces habilitačného konania podľa Vyhlášky č. 6 MŠ SR z 8.12.2004 o postupe získavania vedecko-pedagogických titulov alebo umelecko-pedagogických titulov docent a profesor.